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Priorizar tus tareas
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Priorizar tus tareas

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Hoy trataremos un tema crucial en la organización: establecer prioridades, priorizar tus tareas.

Hace más de diez años que tengo mi propia empresa Pyme y he comprobado que paso gran parte de mi tiempo de trabajo “gestionando crisis” o, como dicen algunos, “apagando fuegos”. Estos “fuegos” o “crisis” no son más que situaciones más o menos importantes que van surgiendo y en mi intención de mantener todo en “orden” me pongo a ello y dejo muchas otras de lado.

Esto no solo me quita tiempo, sino también energías. Lo hago desde mi necesidad de control a la que acompaña la tan conocida palabra y tan evitada sensación: estrés.

¿Esto te pasa a ti? Te doy una buena noticia: ¡No eres el único! A muchos nos pasa. En el día a día es complejo “Organizar y ejecutar según prioridades” (S. Covey).

Para esto comparto contigo una herramienta muy útil:

La matriz de decisión de Eisenhower

Dwight D. Eisenhower fue presidente de Estados Unidos de America en 1924 y solía decir:

“Tengo dos clases de problemas: los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes y los importantes nunca son urgentes”. Yo no sería tan tajante como él, pero sí podría decir que la clave esta en la priorización de tareas. Si tienes claros los objetivos del mes y las tareas que debes realizar para llegar a ellos, esta herramienta te ayudara a poner en orden el día a día y priorizar tus tareas para no perder tiempo ni energías.

Además, te invito a que no limites el uso de esta matriz a la vida laboral, también puedes usarla en tu vida personal y de esta forma dedicarte a las cosas que realmente te importan y eliminar esa frase (excusa) tan usada: “No tengo tiempo”.

La matriz de administración de tiempo como la llamo S. Covey en su libro: “Los siete hábitos de la gente altamente efectiva”, consta de cuatro cuadrantes:

1.     Importante y urgente

2.     Importante y no urgente

3.     No importante y urgente

4.     No importantes y no urgente

En el primer cuadrante: Importante y urgente, podemos agrupar las cosas que hay que hacer ya. Por ejemplo: Fechas límites de entrega, problemas como un pinchazo de la rueda antes de ir a trabajar, una luz roja en el salpicadero, un empleado enfermo un sábado lleno de reservas … Estas son situaciones que quizá se podían haber evitado si se hubiese programado, pero que llegado el momento hay que atender de forma urgente.

En el segundo cuadrante: Importante y no urgente, es el cuadrante de planificar, de tomarte tu tiempo para organizarte y hacerlo con dedicación. Por ejemplo, revisiones de infraestructuras, formación del personal, reuniones con los empleados y socios, actualización, preparación de cartas y menú. Son situaciones y proyectos que requieren atención, son importantes.

En el tercer cuadrante: No importante y urgente, en este cuadrante se colocan toda esas situaciones que te quitan tiempo y que puedes, aunque creas que no, delegar. En este cuadrante es muy importante que tengas a mano la palabra mágica: “NO” y no dudes en usarla. Por ejemplo, interrupciones, llamadas de publicidad, correo comercial, visitas comerciales, situaciones de crisis menores en sala. Delega, alguien puede hacerlo por ti o puede ocuparse de sus asuntos sin tu ayuda.

En el cuarto cuadrante: No importante y no urgente, aquí coloca todo eso que interrumpe tu flujo en el trabajo y que simplemente no es necesario atender. Por ejemplo, redes sociales, Whatsapp, navegar por internet, momentos muertos… Todo esto que está en este cuadrante nos saca de la concentración necesaria para hacer más efectivo nuestro tiempo laboral, así que posponlo o no lo hagas.

Prioriza tus tareas y organízate

Y finalmente cito al gran S. Covey:

“Si no tenemos la idea clara de lo que es importante, de los resultaos que deseamos obtener en nuestra vida, con facilidad nos veremos desviados hacia la respuesta de lo urgente”.

Espero que te haya sido de utilidad y que te ayude a priorizar.

Hasta pronto.

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